Freigabe der Projektzeiten

Übersicht

TimePunch ermöglicht die Freigabe von Projektzeiten durch die Projektleitung. Dabei kann festgelegt werden, dass grundsätzlich für alle Projekte eine Freigabe erforderlich ist. Alternativ lässt sich diese Einstellung für einzelne Projekte individuell aktivieren oder deaktivieren.

Die Freigabe kann bereits während des laufenden Monats erfolgen oder spätestens nach Abschluss des Vormonats über das entsprechende Freigabepanel.

Einstellungen

Über die Einstellungen im TimePunch Management kann festgelegt werden, ob die Projektzeitfreigabe grundsätzlich für alle Projekte, die auftragsbezogen sind oder über eine Stundenkontingent verfügen, verpflichtend ist.

Wird die Option „Freigabe der Projektzeiten für auftragsbezoge Projekte und Projekte mit Stundenkontingent anfragen" aktiviert, gilt diese Einstellung standardmäßig für alle Projekte. Sollten einzelne Projekte davon ausgenommen werden oder abweichende Einstellungen erhalten, kann dies direkt in den jeweiligen Projekteinstellungen festgelegt werden.

Die dreistufige Auswahlbox besitzt folgende Bedeutung:

• Ausgefülltes Kästchen: Es wird keine individuelle Einstellung vorgenommen. Es gilt die globale Konfiguration.
• Haken: Für das Projekt ist eine Projektzeitfreigabe verpflichtend.
• Leeres Kästchen: Für das Projekt ist keine Projektzeitfreigabe erforderlich.

Genehmigende

Die Freigabe der Projektzeiten erfolgt grundsätzlich durch den Projektleiter oder einen Assistenten der Projektleitung. Die Genehmigenden ergeben sich automatisch aus den im Projekt hinterlegten Verantwortlichkeiten und können nicht über das Self-Service-Modul geändert werden.

Manuelle Freigabe der Projektzeiten

Projektzeiten können sowohl innerhalb eines Monats als auch rückwirkend manuell freigegeben werden. Verwenden Sie hierzu den entsprechenden Suchfilter in der Ansicht „Einzelbuchungen", um sich alle freizugebenden Projektzeiten anzeigen zu lassen.

Anschließend können die Projektzeiten über das Kontextmenü genehmigt oder abgelehnt werden.

Wird eine Projektzeit abgelehnt, muss ein Ablehnungsgrund angegeben werden. Dieser wird der Person, die den Zeiteintrag erfasst hat, per E-Mail mitgeteilt und zusätzlich im Zeiteintrag gespeichert.

Freigabe über das Projektzeitfreigabe-Panel

Das Projektzeitfreigabe-Panel zeigt alle Projekte an, für die die Projektzeiten des Vormonats noch nicht freigegeben wurden. Sofern freizugebende Projektzeiten vorliegen, verfärbt sich das Freigabesymbol rot. Das Symbol zur Projektfreigabe zeigt ein Panel mit Vorhängeschloss.

Nach Auswahl eines Projekts werden alle noch nicht genehmigten Projektzeiten des Vormonats angezeigt.

Über die Schaltflächen Genehmigen oder Ablehnen können sämtliche angezeigten Projektzeiten in einem Schritt bearbeitet werden. Alternativ lassen sich einzelne Einträge über das Kontextmenü gezielt genehmigen oder ablehnen.

Konsequenzen nach der Freigabe

Bereits freigegebene Projektzeiten können von Mitarbeitenden nicht mehr direkt geändert werden - auch dann nicht, wenn sie über die Berechtigung „Mitarbeitende in Vertrauensstellung" verfügen.

Soll eine bereits freigegebene Projektzeit geändert werden, muss hierfür ein neuer Änderungsantrag gestellt werden. Administratoren sowie Mitarbeitende mit Personalverantwortung können diese Arbeitszeiten weiterhin direkt bearbeiten.

Werden bereits freigegebene Projektzeiten nachträglich geändert, ist anschließend erneut eine Freigabe erforderlich.